Consignes pour compléter et envoyer des formulaires fiscaux

• Exemple de formulaire SS-4, destiné uniquement à vous montrer un exemple de formulaire complété (en anglais)
• Procédure de demande d’un numéro EIN (instructions officielles de l’IRS, en anglais)
• Instructions pour le formulaire SS-4 (instructions officielles de l’IRS en anglais)

Les conseils qui suivent ne se substituent pas aux instructions du formulaire et ne doivent être considérés que comme un complément aux instructions de l’IRS. Si vous avez besoin de conseils supplémentaires, adressez-vous à votre conseiller fiscal.

Cadres 1 - 6 : indiquez le nom et l’adresse de l’entreprise.

• Cadre 1. Indiquez le nom légal de l’entité qui demande un numéro EIN, en anglais (obligatoire).
• Cadre 2. Indiquez le nom commercial de l’entreprise, si celui-ci diffère du nom légal (le cas échéant).
• Cadre 3. Si l’entité à l’origine de la demande est une société fiduciaire (« trust ») ou un fonds de succession (« estate »), ou a désigné une personne pour recevoir les informations fiscales, indiquez le nom de l’administrateur ou de l’exécuteur testamentaire, ou de la personne agissant en qualité d’intermédiaire. Indiquez le prénom, l’initiale du deuxième prénom et le nom de la personne.
• Cadre 4a. Indiquez votre adresse dans l’ordre suivant, en anglais : 

  Numéro d’appartement
  Nom du bâtiment
  Numéro dans la voie
  Nom de la voie

• Cadre 4b. Indiquez votre adresse dans l’ordre suivant, en anglais :  

  Ville
  Préfecture
  Code postal
  Pays (non abrégé). Veuillez vous reportez aux instructions de l’IRS (en anglais) pour plus d’informations.

• Cadre 5. Indiquez l’adresse de l’entité uniquement si elle est différente de l’adresse postale indiquée aux lignes 4a-b.
• Cadre 6. Indiquez la zone géographique où l’entité exerce principalement son activité. Par exemple, si votre société se trouve en France, vous pouvez indiquer « France ».

Cadres 7a – 7b :

• Saisissez le nom complet de la personne responsable de l’entité, comme indiqué dans les instructions de l’IRS. Par exemple, la personne responsable d’une entreprise sera le dirigeant de cette entreprise.
• Indiquez le numéro de sécurité sociale américain (SSN) de la personne responsable, son numéro individuel d’identification fiscale américain (ITIN) ou son numéro d’employeur (EIN), le cas échéant.

Cadre 8a. Une société à responsabilité limitée (LLC ou SARL) est une entité organisée selon les lois d’un état ou d’un pays étranger en tant que société à responsabilité limitée, et qui peut être considérée comme un partenariat ou une corporation, ou bien ne pas être considérée comme une entité indépendante de son propriétaire. Si cette demande concerne une LLC, cochez « Yes » (Oui).

• Si vous cochez « Yes » dans le cadre 8a, vous devez compléter les cadres 8b et 8c.

Cadre 9a : Cochez la case qui décrit le mieux le type d’entité qui procède à la demande de numéro EIN. Veuillez vous reporter aux instructions de l’IRS pour plus d’informations.

Cadre 9b : S’il s’agit d’une entreprise, indiquez l’état ou le pays dans lequel elle est immatriculée.

Cadre 10 : Cochez la case correspondant au motif de la demande. Vous devez obligatoirement choisir une réponse. Il n’est pas possible d’indiquer N/A. Ne cochez qu’une seule case. Par exemple, si vous remplissez ce formulaire dans le seul but d’obtenir un numéro EIN afin de bénéficier d’un taux de retenue réduit en vertu d’une convention fiscale concernant l’impôt sur le revenu, la case à cocher ici serait « Compliance with IRS withholding requirements ».

Cadre 11 : Si vous êtes en train de monter votre entreprise, indiquez la date de début de l’activité. Vous pouvez vous reporter aux instructions de l’IRS pour obtenir des informations supplémentaires.

Cadre 12 : Indiquez le dernier mois de votre exercice comptable ou fiscal. Vous pouvez vous reporter aux instructions de l’IRS pour obtenir des informations supplémentaires. Par exemple, si l’on considère l’année civile, le dernier mois de l’année est décembre.

Cadres 13 - 15 : Le cas échéant, complétez toute information nécessaire. Vous pouvez vous reporter aux instructions de l’IRS pour obtenir des informations supplémentaires.

Cadre 16 : Cochez la case qui décrit le mieux l’activité principale de l’entreprise du demandeur. Vous devez obligatoirement cocher une case. Veuillez vous reporter aux instructions de l’IRS pour plus d’informations.

Cadre 17 : Utilisez le cadre 17 pour décrire plus précisément le secteur d’activité du demandeur. Ce champ est obligatoire. Vous pouvez vous reporter aux instructions de l’IRS pour obtenir des informations supplémentaires.

Cadre 18 : Indiquez si l’entité à l’origine de la demande de numéro EIN a déjà reçu un numéro EIN par le passé en cochant la case appropriée.

Signature et date

• Nom et titre (renseigner de manière lisible) : indiquez le même nom que dans le cadre 1.
• Signature : imprimez le formulaire, puis apposez votre signature manuscrite (pas de signature électronique possible). Vous pouvez signer dans votre propre langue et alphabet (par exemple, en japonais).
• Numéro de téléphone du demandeur : indiquez votre numéro de téléphone dans ce champ, en incluant l’indicatif de votre pays. Si le numéro est trop long pour être inséré dans ce champ par saisie informatique, imprimez le formulaire et écrivez votre numéro de téléphone à la main.
• Numéro de fax du demandeur : si vous souhaitez envoyer votre demande par fax, indiquez votre numéro de fax au même format que le numéro de téléphone. Si vous indiquez votre numéro de fax, votre EIN vous sera envoyé au numéro indiqué. Si vous n’indiquez pas de numéro de fax, votre numéro EIN vous sera envoyé par courrier, à l’adresse que vous avez indiquée. Dans ce cas, le délai de réception à votre adresse sera de quelques semaines.
• Date : indiquez la date de signature à la main, dans l’ordre suivant : mois, jour, année.

Les demandes de numéro EIN depuis l’étranger peuvent être réalisées par téléphone, fax ou courrier.

• Téléphone. Appelez l’IRS du lundi au vendredi au numéro suivant : +1 (267) 941-1099 (numéro payant). Cette méthode est la plus rapide : vous recevrez votre numéro EIN immédiatement.
• Fax. Si votre activité principale ou vos bureaux ne se trouvent pas aux États-Unis, envoyez le formulaire SS-4 dûment complété à l’IRS au +1 (304) 707-9471 et indiquez votre numéro de fax dans la demande. Vous devriez recevoir votre numéro EIN par fax sous 4 jours.
• Courrier. Les demandes envoyées par courrier postal sont traitées dans un délai de 4 semaines. Si cette méthode vous convient, envoyez le formulaire SS-4 à l’adresse suivante : 

  Internal Revenue Service
  Attn : EIN International Operation
  Philadelphia, PA 19255, USA

Ces conseils ne se substituent pas aux instructions du formulaire et ne doivent être considérés que comme un complément aux instructions de l’IRS.
Si vous avez besoin de conseils supplémentaires, adressez-vous à votre conseiller fiscal.