Anweisungen zum Ausfüllen und Einreichen von Steuerformularen

• Beispiel für das Formular SS-4. Dient nur als Muster für ein ausgefülltes Formular.
• Beantragung einer EIN (offizielle IRS-Anleitung in englischer Sprache)
• Anweisungen für das Formular SS-4 (offizielle IRS-Anweisungen in englischer Sprache)

Die folgenden Richtlinien ersetzen nicht die Anweisungen des Formulars und stellen lediglich eine Ergänzung zu den Anweisungen des IRS dar. Wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater, falls Sie weitere Hilfestellung benötigen.

Feld 1 bis 6: Geben Sie den Namen und die Adresse des Unternehmens ein.

• Feld 1: Geben Sie in englischer Sprache den offiziellen Namen der juristischen Person ein, die eine EIN beantragt (Pflichtfeld).
• Feld 2: Geben Sie den Handelsnamen des Unternehmens ein, falls sich dieser vom offiziellen Namen unterscheidet (abhängiges Pflichtfeld).
• Feld 3: Handelt es sich bei der antragstellenden juristischen Person um einen Treuhänder oder einen Nachlassverwalter, oder wurde eine bestimmte Person benannt, welche die Steuerinformationen erhalten soll, geben Sie den Namen des Treuhänders oder Nachlassverwalters bzw. der empfangsberechtigten Person ein. Geben Sie den Vornamen, den zweiten Vornamen sowie den Nachnamen der Person an.
• Feld 4a: Geben Sie in englischer Sprache Ihre Adresse in folgender Reihenfolge an: 

  Raumnummer
  Name des Gebäudes
  Hausnummer
  Straßenname

• Feld 4b: Geben Sie in englischer Sprache Ihre Adresse in folgender Reihenfolge an:  

  Stadt
  Präfektur
  Postleitzahl
  Land (keine Abkürzung) Weitere Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen.

• Feld 5: Geben Sie die Anschrift der juristischen Person ein, sofern sich diese von der Postanschrift in den Zeilen 4a bis 4b unterscheidet.
• Feld 6: Geben Sie den Hauptstandort der juristischen Person ein. Wenn der Hauptsitz Ihres Unternehmens beispielsweise in Japan liegt, geben Sie „Japan“ ein.

Feld 7a bis 7b:

• Geben Sie den vollständigen Namen des Verantwortlichen der juristischen Person an, wie in den IRS-Anweisungen definiert. Der Verantwortliche einer Aktiengesellschaft wäre beispielsweise der Geschäftsführer der Aktiengesellschaft.
• Geben Sie (sofern zutreffend) die US-amerikanische Sozialversicherungsnummer (Social Security Number, SSN), die Steueridentifikationsnummer für natürliche Personen (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN) oder die Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN) für die verantwortliche Person an.

Feld 8a: Eine GmbH (Limited Liability Company, LLC) ist eine Entität, die gemäß den Gesetzen eines Bundesstaates oder anderen Landes als Gemeinschaft mit beschränkter Haftung organisiert ist. Sie kann als Personengesellschaft oder Aktiengesellschaft behandelt werden oder steuerlich als vom Inhaber getrennte juristische Person unberücksichtigt bleiben. Wird dieser Antrag für eine LLC gestellt, wählen Sie „Yes“ (Ja) aus.

• Wenn Sie im Feld 8a „Yes“ (Ja) auswählen, müssen Sie die Felder 8b und 8c ausfüllen.

Feld 9a: Kreuzen Sie das Kästchen an, das die Art der EIN beantragenden juristischen Person am besten beschreibt. Weitere Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen.

Feld 9b: Falls es sich um eine Gesellschaft handelt, geben Sie den Bundesstaat oder das Land an, in dem das Unternehmen eingetragen ist.

Feld 10: Kreuzen Sie den Grund für den Antrag an. Eine Auswahl ist erforderlich. Die Eingabe von „N/A“ (Nicht zutreffend) ist nicht zulässig. Kreuzen Sie nur ein Feld an. Wenn Sie das Formular beispielsweise nur ausfüllen, um eine EIN zu erhalten, mit der Sie einen geringeren Einbehaltungssatz im Rahmen eines Einkommensteuerabkommens geltend machen können, wäre entsprechend das Kästchen „Compliance with IRS withholding requirements“ (Einhaltung von IRS-Anforderungen zur Steuereinbehaltung) anzukreuzen.

Feld 11: Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, geben Sie das Gründungsdatum des Unternehmens an. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen.

Feld 12: Geben Sie den letzten Monat Ihres Rechnungs- bzw. Steuerjahres an. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen. Ein Kalenderjahr hätte beispielsweise den Dezember als letzten Monat.

Feld 13 bis 15: Geben Sie alle weiteren erforderlichen Informationen ein, sofern zutreffend. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen.

Feld 16: Kreuzen Sie das Kästchen an, das die Hauptgeschäftstätigkeit des Unternehmens des Antragstellers am besten beschreibt. Sie müssen ein Kästchen ankreuzen. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen.

Feld 17: Verwenden Sie Feld 17, um die Hauptgeschäftstätigkeit des Antragstellers detaillierter zu beschreiben. Eine Angabe ist erforderlich. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie in den IRS-Anweisungen.

Feld 18: Kreuzen Sie das zutreffende Kästchen an, um zu bestätigen, dass dem Antragsteller der EIN, bereits zuvor eine EIN ausgestellt wurde oder nicht.

Unterzeichnen und datieren Sie das Formular.

• Name und Titel (gedruckt oder deutlich lesbar): Tragen Sie denselben Namen wie in Feld 1 ein.
• Unterschrift: Drucken Sie den Antrag aus und unterschreiben Sie ihn handschriftlich (nicht elektronisch). Unterschriften in der lokal verwendeten Sprache und Schrift (z. B. Japanisch) sind ebenso zulässig.
• Telefonnummer des Antragstellers: Geben Sie hier Ihre Telefonnummer mit der entsprechenden Landesvorwahl an. Falls Ihre Telefonnummer zu lang ist, um sie in elektronischer Form in das Feld einzugeben, drucken Sie das Antragsformular aus und tragen Sie die Telefonnummer handschriftlich ein.
• Fax-Nummer des Antragstellers: Sollten Sie sich für ein Fax entscheiden, geben Sie Ihre Faxnummer auf dieselbe Weise wie die Telefonnummer ein. Bei Angabe Ihrer Faxnummer wird Ihre EIN per Fax gesendet. Wenn Sie keine Faxnummer angeben, erhalten Sie Ihre EIN per Post an Ihre Anschrift. Die Postzustellung an Ihre Adresse dauert einige Wochen.
• Datum: Geben Sie das Datum der Unterschrift handschriftlich in der Reihenfolge „Monat, Tag, Jahr“ an.

Internationale Antragsteller außerhalb der USA können eine EIN per Telefon, per Fax oder per Post beantragen.

• Per Telefon. Sie erreichen den IRS von Montag bis einschließlich Freitag unter der (gebührenpflichtigen) Rufnummer +1 (267) 941-1099. Diese Methode ist am schnellsten – Sie erhalten die EIN sofort.
• Per Fax. Falls Sie keinen Unternehmenssitz in den Vereinigten Staaten besitzen, senden Sie das ausgefüllte Formular SS-4 unter +1 (304) 707-9471 an die IRS. Geben Sie dabei auf dem Antrag Ihre Faxnummer an. Sie sollten innerhalb von vier Tagen ein Fax mit Ihrer EIN erhalten.
• Per Post. Die Verarbeitung von per Post zugestellten Anträgen kann bis zu 4 Wochen dauern. Wenn dies die für Sie am besten geeignete Methode ist, senden Sie das Formular SS-4 an die folgende Adresse: 

  Internal Revenue Service
  Attn: EIN International Operation
  Philadelphia, PA 19255, USA

Diese Richtlinien ersetzen nicht die Anleitung für das Formular und stellen lediglich eine Ergänzung zu den Anweisungen des IRS dar.
Wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater, falls Sie weitere Hilfe benötigen.